Cara Membuat dan Menyusun KPI Karyawan dengan Prinsip SMART

Tanpa adanya visi dan misi, sebuah perusahaan bisa dianalogikan seperti rumah tanpa pondasi. Sama dengan jika sebuah perusahaan beroperasi selama bertahun-tahun tanpa adanya pengukuran kinerja organisasi dan karyawan.

KPI (Key Performance Indicator) atau diterjemahkan Indikator Kinerja Utama adalah sebuah tool atau alat untuk mengevaluasi performa organisasi dan karyawan secara berkala, dengan tujuan untuk mengetahui sejauh mana perusahaan telah berlangsung efektif dan efisien dan sejauh mana mereka telah mencapai visi misinya.

Perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, puluhan, ratusan apalagi ribuan pegawai, dengan jumlah divisi kerja yang tidak sedikit dan tersebar di berbagai lokasi, sangat perlu menerapkan KPI agar evaluasi karyawan bisa berjalan efisien dan efektif.

Contoh Lengkap 300 KPI untuk SEMUA FUNGSI dalam PERUSAHAAN bisa di-download DISINI.

Jika pun perusahaan Anda hanya memiliki lima atau sepuluh karyawan, bukan berarti Anda patut cuek atau tidak mau tahu soal KPI. Setiap organisasi manusia dalam bentuk apapun perlu mempelajari prinsip-prinsip dasar KPI.

KPI karyawan tentunya berbeda di tiap-tiap perusahaan. Perusahaan non-profit memiliki visi misi berbeda dengan perusahaan asuransi. Tujuan yang berbeda membuat indikator kesuksesan antar perusahaan menjadi berbeda.

Tetapi secara umum, penyusunan KPI harus berdasarkan pada lima poin berikut yang disingkat SMART: specific, measurable, achieveable, relevant dan time.

Specific, penyusunan KPI karyawan harus mendetil dan spesifik. Indikator kinerja karyawan yang terlalu umum tidak akan berbuah apapun. Sebagai contoh, seorang pengusaha dealer spare-part mobil akan dengan spesifik memasang jumlah minimum mobil yang harus terjual oleh karyawan salesnya jika mereka ingin mendapatkan bonus sekian rupiah di akhir bulan.

Tanpa angka yang spesifik menyangkut jumlah mobil dan jumlah bonus, karyawan akan terjebak dalam kebingungan dan menjadi tidak terpacu untuk mengejar bonus.

Measurable, indikator kinerja harus dapat diukur agar penilaian bisa dilakukan secara obyektif. Karenanya penyusunan indikator kinerja memang harus sangat berhati-hati, jangan sampai indikator yang ditampilkan membuahkan penilaian subyektif.

Sebuah perusahaan yang membawahi sejumlah mini-market, mewajibkan karyawannya untuk selalu mengucapkan salam dan tersenyum kepada pembeli saat di meja kasir.

Mereka juga wajib memberikan struk pembelian. Tanpa melakukan dua hal tersebut, pembeli gratis berbelanja. Melalui indikator seperti ini, pimpinan bisa mengetahui seberapa sering karyawannya alpa melakukan tugasnya dari jumlah penjualan gratis.

Achievable, target penilaian performa harus merupakan hal yang realistis untuk dicapai. Sebuah perusahaan taksi besar di tanah air memasang target jumlah penumpang yang harus dicapai oleh supir taksi setiap harinya.

Contoh Lengkap 300 KPI untuk SEMUA FUNGSI dalam PERUSAHAAN bisa di-download DISINI.

Dengan kondisi Jakarta yang sarat kemacetan, perusahaan harus mematok target yang realistis. Jika tidak, supir taksi rentan terkena stres dan bahkan menjadi potensial melakukan aksi-aksi negatif untuk mencapai angka setoran.

Relevant, indikator karyawan tentunya harus relevan dengan tujuan perusahaan. Jika tidak relevan, sama saja indikator menjadi tidak berguna. Time, indikator performa juga harus dibarengi dengan batas waktu atau deadline untuk mencapai target.

Dengan memahami tujuan dan prinsip dasar KPI karyawan, hal pertama yang harus dilakukan untuk menyusun sebuah KPI karyawan adalah riset dan pendataan mengenai target bisnis secara umum, fungsi tiap divisi dan kaitannya satu sama lain, serta strategi perusahaan. Item-item ini perlu dijabarkan dan disusun bersama antar berbagai jenjang jabatan agar setiap orang di dalam perusahaan bisa sejalan dan sepikiran.

Hal-hal di atas kemudian diturunkan menjadi poin-poin penilaian yang mengadopsi prinsip SMART di atas.

Sebagai contoh, sebuah divisi keuangan diharapkan bisa membuat laporan keuangan yang mendetail setiap minggu dan analisa perkembangan laba atau rugi antar bulannya.

Setelahnya, indikator perlu diperiksa kembali apakah telah tepat sasaran. Hubungan indikator mulai dari tingkat teratas hingga tingkat operasional juga perlu diperkuat.

Saat KPI diterapkan, umumnya bisa menciptakan kegelisahan di kalangan karyawan. Untuk mencegah hal ini, karyawan di tingkat manajerial perlu dilibatkan di dalam proses penyusunan KPI.

Poin-poin pengukuran kinerja juga perlu dievaluasi secara berkala agar relevansinya tetap terjaga sesuai kebutuhan perusahaan. Sistem imbalan dan ganjaran adalah wajib disandingkan dengan penerapan KPI untuk memacu perbaikan kinerja karyawan. Tanpa sistem ini, susunan KPI yang sudah mendekati sempurna tidak akan membuahkan hasil maksimal.

Contoh Lengkap 300 KPI untuk SEMUA FUNGSI dalam PERUSAHAAN bisa di-download DISINI.

Free Ebook

Dapatkan GRATIS 3 ebook bagus tentang Strategi Pengembangan SDM, Manajemen Karir, dan Success Mindset. GRATIS!!!