Cara Menerapkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI supaya Berhasil

Sebuah perusahaan atau bentuk badan usaha apapun, memerlukan kinerja yang baik dari komponen pendukungnya agar sukses. Tanpa dukungan tersebut, sebuah perusahaan akan kolaps karena tidak bisa berjalan dengan baik. Prinsip tersebut sebenarnya telah banyak dipahami dan merupakan common sense yang dimengerti oleh siapapun tanpa harus mengenyam pendidikan tinggi.

Meskipun demikian, nyatanya tidak banyak badan usaha yang bisa dengan efektif menerapkan atau merealisasikan prinsip tersebut. Banyak usaha-usaha yang masih kecil menilai kinerja pegawai tanpa standar yang jelas. Umumnya, penilaian semacam ini didasarkan secara kasat mata atau “perasaan” saja. Padahal, untuk menilai produktivitas seorang karyawan, tidak bisa dilakukan dengan cara demikian.

Asesmen yang tidak profesional seperti menilai produktivitas karyawan dengan meminta pendapat rekan kerja sebenarnya bisa dihindari dengan sistem penilaian yang lebih jelas. Sistem penilaian seperti ini biasa disebut sebagai KPI atau Key Performance Indicator.

Sistem KPI akan membuat penilaian yang dilakukan benar-benar objectitive dan bisa menyeleksi mana karyawan yang benar-benar produktif dan mana yang tidak. Namun, tentu saja indikator yang digunakan harus benar-benar berkualitas.

Kualitas indikator KPI akan berpengaruh terhadap sukses tidaknya sistem KPI. Tanpa indikator yang baik, maka KPI hanya bentuk lain saja dari ketiadaan asesmen yang objectitive dan terpercaya. Artinya, badan usaha hanya menunggu keberuntungan sebelum akhirnya kolaps. Tentu saja tidak ada pemilik perusahaan yang menginginkan hal ini terjadi pada badan usahanya.

Gratis. Katalog KPI (Key Performance Indicators) Lengkap untuk Semua Fungsi dalam Perusahaan. Download Sekarang.

Berikut ini beberapa tips cara menerapkan sistem KPI supaya berhasil:

1. Buat indikator yang konkret dan tidak mengawang-awang. Indikator dalam KPI harus mencerminkan harapan pada seorang karyawan yang realistis dan manusiawi. Indikator-indikator tersebut juga harus memiliki tujuan yang jelas dan sinkron dengan visi maupun misi perusahaan. Tanpa hal tersebut, KPI hanya akan menjadi daftar tanpa makna yang malah dapat kontraproduktif terhadap keberlangsungan perusahaan.

2. Susun indikator KPI dengan cara melihat kondisi langsung di lapangan. Jangan hanya berteori tanpa tahu kondisi lapangan yang sebenarnya. Sebab, bisa jadi indikator yang ditarget meleset karena tidak sesuai dengan kondisi yang terjadi. Penilaian dengan sistem semacam ini sangat membahayakan karena bisa jadi karyawan yang sebenarnya berkualitas malah dinilai buruk dan dikeluarkan.

3. Ikutsertakan karyawan dalam penyusunan indikator dalam KPI. Dengan demikian, mereka menjadi benar-benar tahu apa yang diharapkan dari perusahaan, sedangkan perusahaan juga benar-benar tahu apa yang bisa diharapkan dari karyawan tersebut. Hal ini juga akan membuat rasa memiliki dan tanggung jawab terhadap perusahaan semakin tinggi dari sisi karyawan. Jadi, jangan menutup mata dan mengabaikan suara karyawan.

4. Gunakan sistem reward and punishment atau imbalan dan hukuman. Dengan demikian, pekerja menjadi lebih terpacu. Tidak bisa dipungkiri bahwa alasan seseorang bekerja adalah untuk mencari uang dan kehidupan yang lebih baik. Tanpa pendapatan yang dianggap baik, tentunya kinerja karyawan tersebut juga akan jadi kurang maksimal.

5. Buat riwayat kinerja karyawan. Hal ini akan memungkinkan perusahaan memantau perkembangan karyawan sekaligus untuk mengevaluasi diri apakah sistem yang diterapkan sudah baik sehingga seorang karyawan berkualitas tetap bertahan dan bukannya malah mengundurkan diri karena merasa kurang dihargai. Catatan ini juga memungkinkan perusahaan untuk bisa meningkatkan kinerja karyawan yang masih kurang bagus.

6. Lakukan tindak lanjut dari masalah yang ditemukan. Setelah indikator KPI dirasa kredibel, maka tidak ada alasan untuk tidak mempercayai hasil yang didapatkan. Oleh karenanya, perlu segera dilakukan suatu tindakan bila ditemukan adanya masalah yang berpotensi merugikan perusahaan.

7. Gunakan sistem yang manusiawi. Jangan anggap karyawan sebagai properti tak hidup. Mindset semacam ini sama sekali tidak baik karena jalannya perusahaan memerlukan kerja sama banyak pihak termasuk karyawan yang paling rendah sekalipun. Oleh karena itu, sangat penting agar indikator yang dibuat benar-benar memanusiakan karyawan.

8. Berdayakan karyawan dengan training atau kursus. Cara ini akan membuat karyawan tidak merasa selalu dituntut tanpa perusahaan melakukan sesuatu yang berarti untuk mereka. Adanya kursus, training, dan semacamnya akan membuat karyawan merasa lebih dihargai dan merasa lebih realistis untuk mencapai target yang ditetapkan perusahaan pada dirinya. Perusahaan juga akan diuntungkan dengan skill karyawan yang bertambah sehingga tidak perlu merekrut karyawan baru lagi yang tentunya memerlukan adaptasi sebelum bisa benar-benar bekerja dengan baik.

9. Pemimpin harus hadir dalam dunia kerja karyawan. Kehadiran pemimpin memiliki makna yang sangat besar bagi kinerja karyawan. Karyawan akan merasa lebih di