Tahapan dalam Menyusun KPI dan Cara Monitoring Pencapaian KPI

Dalam menjalankan suatu perusahaan, ada berbagai aspek yang perlu Anda perhatikan sehingga Anda bisa mempertahankan atau bahkan meningkatkan performa perusahaan yang Anda miliki. Salah satu aspek penting yang perlu Anda perhatikan adalah kinerja karyawan Anda. Kinerja karyawan akan menentukan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Ada banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Di sisi lain, Anda juga perlu menggunakan sistem yang tepat untuk mengukur tingkat kinerja karyawan Anda secara lebih efektif dan efisien.

Secara umum, salah satu sistem yang bisa Anda gunakan untuk mengukur kinerja atau performa karyawan maupun performa perusahaan secara keseluruhan adalah KPI atau Key Performance Indicators. KPI juga dapat digunakan untuk mengukur pencapaian kinerja suatu perusahaan.

Secara umum, KPI biasanya digunakan untuk mengukur berbagai parameter kualitatif yang terdapat dalam suatu perusahaan yang biasanya cukup sulit diukur dengan sistem standar.

Suatu metrik dapat dianggap sebagai KPI bila memenuhi beberapa kriteria yaitu memiliki nilai ambang batas, memiliki target, serta berorientasi pada outcome. Dengan demikian, tidak semua matrik bisa dianggap sebagai KPI dan digunakan untuk mengukur pencapaian performa kerja suatu perusahaan.

Gratis. Katalog KPI (Key Performance Indicators) Lengkap untuk Semua Fungsi dalam Perusahaan. Download Sekarang.

Sebelum menyusun KPI, ada beberapa aspek yang perlu Anda perhatikan dalam persiapan penyusunan KPI. Anda terlebih dahulu harus menetapkan tujuan yang akan dicapai. Selanjutnya, Anda perlu menetapkan ukuran kualitatif dan kuantitatif berdasarkan tujuan yang akan dicapai. Terakhir, Anda perlu memonitor setiap kondisi yang terjadi sehingga dapat mengetahui perubahan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Salah satu hal penting yang perlu Anda perhatikan bila Anda ingin menggunakan KPI untuk mengukur pencapaian performa perusahaan adalah langkah-langkah penyusunan KPI. Ada beberapa langkah yang perlu Anda perhatikan sehingga Anda bisa menyusun KPI yang dapat bekerja secara baik. Dengan memperhatikan langkah-langkah ini, Anda akan bisa mendapatkan hasil yang optimal dari KPI.

Hal pertama yang perlu Anda lakukan dalam penyusunan KPI adalah membuat job description yang tepat dan lengkap sesuai dengan kondisi aktual dari perusahaan Anda. Selanjutnya, Anda perlu menentukan objective atau tujuan dari setiap komponen perusahaan. Berdasarkan objective atau tujuan tersebut, Anda lalu bisa membuat indikator keberhasilan dari masing-masing objective. Hal inilah yang biasanya dikenal sebagai KPI atau Key Performance Indicators.

Langkah terkahir dari penyusunan KPI adalah membuat Key Initiatives atau Action Plan dari masing-masing target yang telah ditetapkan. Pada langkah terakhir ini juga dilakukan evaluasi mengenai tindakan apa yang harus dilakukan oleh pemilik perusahaan untuk mencapai target perusahaan. Hasil dari evaluasi tersebut dituliskan sehingga dapat dirumuskan menjadi suatu panduan atau acuan.

Meskipun Anda sudah menyusun KPI secara baik, namun hal tersebut belumlah cukup untuk mencapai hasil yang Anda harapkan.

Selain menyusun KPI, Anda juga perlu memonitor serta mengontrol pencapaian target KPI. Selain mengontrol serta memonitor pencapaian target KPI, Anda juga perlu mengontrol serta memonitor pelaksanaan action plan yang telah dirumuskan sehingga bisa didapatkan hasil yang optimal.

Untuk memungkinkan Anda mengontrol serta memonitor target pencapaian KPI serta pelaksanaan action plan yang telah dirumuskan, Anda terlebih dahulu harus membuat alat monitor untuk variabel-variabel tertentu yang akan dimonitor.

Secara umum, ada cukup banyak pilihan alat kontrol yang bisa Anda buat dan Anda terapkan di perusahaan Anda untuk memonitor serta mengontrol target pencapaian KPI. Yang perlu Anda ingat, alat kontrol yang digunakan di satu departemen dalam perusahaan bisa saja berbeda dengan alat kontrol yang digunakan di departemen lain karena perbedaan variabel yang akan diukur.

Bentuk-bentuk alat kontrol yang bisa Anda gunakan di perusahaan untuk memonitor target pencapaian KPI serta pelaksanaan action plan cukup bervariasi. Beberapa alat ukur yang bisa digunakan antara lain berupa formulir isian, tabel checklist, form penilaian, kotak saran, form pelaksanaan action plan, dan nomor pengaduan.

Alat ukur lain yang bisa digunakan untuk memonitor target pencapaian KPI adalah kuesioner, CCTV, papan monitor, dan dashboard.

Agar proses monitor target pencapaian KPI serta pelaksanaan action plan dapat berjalan sebagaimana mestinya, Anda perlu juga membuat SOP untuk semua pelaksanaan aktivitas di perusahaan Anda.

Setelah semua aspek tersedia, Anda hanya tinggal menjalankan sistem yang telah dibuat sehingga bisnis yang Anda kelola dapat berjalan secara lebih efektif dan efisien. Dengan demikian, proses monitor di perusahaan akan dapat dilaksanakan secara lebih mudah dan tertata.

Gratis. Katalog KPI (Key Performance Indicators) Lengkap untuk Semua Fungsi dalam Perusahaan. Download Sekarang.

Free Ebook

Dapatkan GRATIS 3 ebook bagus tentang Strategi Pengembangan SDM, Manajemen Karir, dan Success Mindset. GRATIS!!!