Contoh KPI Bagian Purchasing dan Procurement

Key Performance Indicator memiliki peranan yang sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan. Penggunaan Key Perfomance Indicator atau yang biasa disebut KPI bisa diandalkan untuk menilai kinerja perusahaan terkait termasuk komponen dan karyawan yang terlibat.

Tanpa sistem ini, penilaian yang dilakukan kurang memiliki bukti valid dan data yang didapatkan pun tidak bisa begitu dipercaya. Hampir semua perusahaan modern yang profesional atau usaha kecil yang ingin menjadi lebih profesional mengandalkan sistem seperti ini dan telah meninggalkan sistem penilaian tradisional.

Meskipun demikian, bukan berarti semua perusahaan yang menggunakan KPI lantas bisa menunjukkan performa yang lebih baik. Inti penting KPI terletak pada indikator yang dikembangkan. Setiap indikator tersebut harus bisa menggambarkan apa visi, misi, dan strategi perusahaan. Penggunaan indikator dan standar yang tidak tepat malah dapat membuat perusahaan mundur karena terjerumus dengan sistem asesmen atau penilaian yang salah sehingga keputusan yang diambil pun tidak tepat.

Untuk menilai kinerja perusahaan sendiri, akan lebih baik bila dilakukan per divisi. Kita tidak bisa menilai keseluruhan perusahaan tanpa melihat setiap komponen yang membangunnya. Setiap bagian dari perusahaan seyogyanya memiliki standar tersendiri yang nantinya bisa dinilai apakah berjalan dengan baik atau tidak. Tanpa hal tersebut, kita tidak bisa melihat permasalahan atau potensi yang ada pada perusahaan kita sehingga perusahaan menjadi stagnan atau malah terus mundur.

Salah satu bagian atau divisi suatu perusahaan adalah bagian purchasing. Secara tradisional, penilaian kinerja pada bagian ini seringkali hanya fokus pada masalah keuangan saja tanpa melihat hal yang terjadi secara lebih mendalam. Tentu saja hal ini bisa membuat sebuah perusahaan salah mengambil kesimpulan atas hasil yang didapat, apalagi bila pemimpin perusahaan tersebut tidak mengetahui kondisi di lapangan yang sebenarnya. Kasus ini pun juga bisa mengeliminasi karyawan yang sebenarnya sangat baik untuk perusahaan dalam jangka waktu panjang.

Terdapat beberapa hal yang bisa dijadikan indikator pada KPI bagian purchasing. Berikut ini beberapa contoh di antaranya:

1. Persentasi total biaya di bawah manajemen
2. Perfomance atau kinerja supplier, yang mencakup harga, pengiriman, kualitas barang dan jasa, pelayanan, kecanggihan teknologi yang digunakan, hingga transparansi transaksi.

3. Penghematan biaya
4. Negosiasi atas pengurangan biaya simpanan (cost reduction savings)
5. Implementasi yang dilakukan atas pengurangan biaya simpanan (cost reduction savings)
6. Nilai simpanan per pengeluaran operasional

7. Pemenuhan kontrak
8. Jumlah faktur
9. Kesan subjektif yang disampaikan oleh para pelanggan

10. Jumlah persen pemesanan belanja yang diterima
11. Koordinasi tas aktivitas purchasing yang dilakukan
12. dll

Agar sebuah perusahaan memiliki kinerja bagian purchasing yang baik, tentunya mengandalkan sistem KPI yang telah disebutkan di atas sangat direkomendasikan. Bagi sebuah perusahaan yang baru berkembang, setidaknya beberapa poin di atas harus benar-benar diterapkan agar perusahaan semakin maju. Tentu saja, penerapannya harus disesuaikan dengan kondisi di lapangan. Selain itu, sistem yang dijalankan juga harus sesuai dengan visi misi perusahaan.

Pentingnya penerapan KPI pada semua bagian perusahaan termasuk pada bagian purchasing memang suatu pemahaman yang sangat masuk akal. Sebagai contoh, adanya pertanyaan seberapa besar kebijakan pada bagian ini bisa mempengaruhi profit yang didapatkan oleh perusahaan. Tentu saja pertanyaan semacam itu tidak bisa dijawab dengan jawaban mengawang-awang atau berdasarkan perasaan saja. Subjektivitas seyogyanya ditinggalkan sehingga kita bisa mendapatkan jawaban yang lebih objektif dan valid.

Sayangnya, meskipun sistem ini telah dianggap penting, namun seringkali tetap disepelekan. Perusahaan menganggap sangat mudah menerapkan KPI untuk membangun sistem kerja dan performa yang lebih baik. Objektivitas KPI serta realistisnya poin yang diterapkan seringkali kurang pas sehingga malah membuat bagian perusahaan termasuk bagian purchasing tidak jelas masalah maupun potensi yang ada di dalamnya.

Pada bagian purchasing, seringkali yang dihitung adalah masalah negosiasi cost down. Padahal, sebuah perusahaan yang profesional hendaknya juga memperhatikan implementasi penyimpangan (savings). Bila tidak diimplementasikan dengan baik dan benar, tentu saja tidak ada saving yang benar-benar nyata. Meskipun terkesan sulit, namun hal ini akan membuat perusahaan lebih maju dan jelas arahnya di masa yang akan datang daripada hanya mengandalkan profit sesaat.

Namun demikian, meskipun KPI pada bagian purchasing telah ditetapkan dengan baik, hal itu saja belum cukup. Bagi sebuah perusahaan, adanya sinkronisasi adalah sesuatu yang wajib.

Tanpa adanya sinkronisasi sistem penilaian yang baik, maka adanya masalah akan dilihat secara reduksionis dan seringkali malah berakhir kurang baik. Apalagi, pada dasarnya setiap bagian dari sebuah perusahaan pasti terkait satu sama lain. Kebijakan pada bagian tertentu akan menimbulkan gejolak pada bagian yang lainnya.

Ini artinya, sistem KPI pada bagian purchasing juga tidak boleh berdiri sendiri begitu saja. KPI pada bagian ini harus disinkronkan bukan hanya dengan visi, misi, dan strategi perusahaan saja, tetapi juga harus disinkronkan dengan berbagai bagian perusahaan yang lain. Apalagi, bagian purchasing memiliki peran yang sangat vital dan mempengaruhi bagian yang lainnya. Tanpa adanya KPI yang sinkron dengan bagian yang lain, divisi purchasing malah akan merugikan terutama apabila kinerjanya dianggap egois.

Salah satu kunci penting KPI pada bagian purchasing juga mencakup penerapan atau implementasi yang benar-benar nyata. Penerapan ini harus dilakukan dengan maksimal dan tidak boleh terpengaruh oleh subjektivitas sama sekali. Dengan demikian, kinerja perusahaan benar-benar bisa diukur dengan baik karena datanya memang valid dan reliabel. Perusahaan pun akan terus maju dan berkembang bila hal ini dilakukan.

Slide1

Slide1